Martaş Otomotiv Türkiye'nin Otomotiv Yedek Parça Dağıtım Devi

MARTAŞ OTOMOTİV YEDEK PARÇA TİC. VE SAN. A.Ş.

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

İÇİNDEKİLER

1. AMAÇ 3

2. KAPSAM 3

3. TANIMLAR 4

4. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI KAYIT ORTAMLARI 5

5. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN HUKUKİ VE TEKNİK NEDENLER 5

6. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE SAKLAMA SÜRELERİ TABLOSU İLE PERİYODİK İMHA SÜRELERİNE İLİŞKİN BİLGİLER 5

7. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA EDİLMESİNE YÖNELİK YÖNTEMLER VE TEDBİRLER 6

7.1. Kişisel Verilerin Silinmesine ve Yok Edilmesine Dair Yöntemler 6

7.2. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesine Yönelik Yöntemler 7

7.2.1. Maskeleme 7

7.2.2. Değişkenleri Çıkartma 7

7.2.3. Kayıtları Çıkartma 7

7.2.4. Rastgeleleştirme 7

7.2.4.1. Veri Karması 8

7.2.4.2. Gürültü Eklenmesi 8

7.3. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İmhası İçin Alınan Tedbirler 8

8. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNİ SAĞLAMAYA YÖNELİK TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER 9

8.1. Kişisel Verilerin Güvenliğine Yönelik Teknik Tedbirler 9

8.2. Kişisel Verilerin Güvenliğine Yönelik İdari Tedbirler 10

9. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHA SÜREÇLERİNDE YER ALAN KİŞİLER VE SORUMLULUKLARI 10

10. GÜNCELLEME PERİYODU 10

11. YÜRÜRLÜK 10

12. POLİTİKANIN YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI 10

1. AMAÇ

… (Şirket Ticari Unvanı) olarak ziyaretçilerimiz, misafirlerimiz, tedarikçilerimiz, iş bağlantılarımız, çalışan adaylarımız ve çalışanlarımız da dahil olmak üzere gerçek kişilerin kişisel verilerinin Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve 28.10.2017 tarih ve 30224 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) başta olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak saklanmasına ve gerektiği şekilde ve sürede imha edilmesine dikkat etmekteyiz.

Bu sebeple, veri sorumlusu sıfatıyla yürütmekte olduğumuz iş süreçleri esnasında elde ettiğimiz tüm kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi ve imhalarına ilişkin süre ve işlemleri işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na (“Politika”) göre belirlemekte ve gerçekleştirmekteyiz.

Ayrıca, kişisel verilerin saklanması ve imhası sürecinde, bu verilerin hukuka aykırı olarak saklanmasını ve imhasını önlemek amacıyla her türlü teknik ve idari tedbiri almaktayız. Martaş Otomotiv Yedek Parça Tic. ve San. A.Ş. olarak, kişisel verilerin saklanması ve imhası süreçlerinde özel hayatın gizliliğinin korunmasına önem vermekte ve veri güvenliğini en üst seviyede gözetmekteyiz.

İşbu Politika, otomotiv sektöründe gerçekleştirdiğimiz faaliyetlerimiz sırasında elde edilen kişisel verilerin saklanması ve imhasına dair izlediğimiz yöntemler hakkında açıklamalar içermektedir.

2. KAPSAM

İşbu Politika; ziyaretçilerimizin, misafirlerimizin, tedarikçilerimizin, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, iş ortaklarımızın, iş bağlantılarımızın, internet sitemiz veya sosyal ağlar yoluyla bizimle etkileşime geçen kullanıcılarımızın ve diğer üçüncü kişilerin Martaş Otomotiv Yedek Parça Tic. ve San. A.Ş. tarafından işlenmekte olan bütün kişisel verilerini kapsamaktadır.

Politika, Martaş Otomotiv Yedek Parça Tic. ve San. A.Ş.tarafından işlenen bu kişisel verilerin elektronik ve basılı her türlü ortamda saklanmasına ve imhasına ilişkin olup, KVKK ve kişisel verilere ilişkin diğer mevzuat ve bu alandaki uluslararası düzenleme ve yol gösterici belgeler gözetilerek ele alınmış ve hazırlanmıştır.

3. TANIMLAR

Bu bölümde Politika’da geçen teknik ve hukuki kavramlar kısaca açıklanmaktadır. Buna göre;

a. İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi işlemini,

b. İlgili kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel veriyi işleyen kişiyi,

c. Kanun: 7/4/2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununu,

ç. Kişisel veri: Kimliği belli veya belirlenebilir her türlü kişiye ait bilgiyi,

d. Kişisel veri saklama ve imha politikası: Veri sorumlularının, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi için dayanak yaptıkları politikayı,

e. Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi: Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişi ile ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini,

f. Kişisel verilerin silinmesi: Tamamen veya kısmen otomatik yollarla işlenen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar tarafından hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesini,

g. Kişisel verilerin yok edilmesi: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesini,

ğ. Periyodik imha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini,

h. Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi,

ı. Yönetmelik: 28.10.2017 tarih ve 30224 sayılı Resmi Gazete’ de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’i

4. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI KAYIT ORTAMLARI

Martaş Otomotiv Yedek Parça Tic. ve San. A.Ş. olarak, otomotiv sektöründeki faaliyetlerimizi yerine getirirken elde ettiğimiz kişisel verileri kanuni sürelere uygun olarak saklamak amacıyla;

Kayıt Ortamları

Fiziksel/Basılı

Dijital/Elektronik

Klasörler,

Dosyalar vb.

Veri tabanları, Dosya paylaşım sunucuları

Harici diskler,

USB diskler,

Uygulama otomasyonları

(B2B, CRM ve ERP),

DataCenter, Bulut ortamları vb.

kayıt ortamlarını kullanmaktayız.

5. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN HUKUKİ VE TEKNİK NEDENLER

Mevzuattaki birçok düzenleme kişisel verilerin belirli bir süre saklanmasını zorunlu kılmaktadır. Bu nedenle, işlediğimiz kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen süre boyunca

veya böyle bir süre öngörülmemişse, kişisel verilerin işlenme amaçları için gerekli olan süre kadar saklamaktayız.

Kişisel verileri birden fazla amaç ile işlediğimiz hallerde, verinin işleme amaçlarının hepsinin ortadan kalkması veya verilerin silinmesine mevzuatta bir engel olmaması ve ilgili kişinin talep etmesi durumunda veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

6. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE SAKLAMA SÜRELERİ TABLOSU İLE PERİYODİK İMHA SÜRELERİNE İLİŞKİN BİLGİLER

Kişisel verilerin; veri kategorisi, veri saklama ortamı, verilerin toplanmasına ilişkin mevzuat, saklama süresinin başlangıcı, sonu ve toplam saklanacak süre gibi unsurlar göz önünde bulundurularak saklanması gerekmektedir. Kişisel veri kategorilerine Martaş Otomotiv Yedek Parça Tic. ve San. A.Ş. aydınlatma metinlerinden ulaşabilir ve verilerin saklama süreleri için aşağıdaki Saklama Süreleri Tablosu’nu inceleyebilirsiniz.

MARTAŞ OTOMOTİV YEDEK PARÇA TİC. VE SAN. A.Ş. SÜREÇLERİ

İLGİLİ MEVZUATA GÖRE AZAMİ SAKLAMA SÜRESİ

İMHA SÜRESİ

Genel şirket kayıtları / verileri

10 yıl